Réglement intérieur

REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION 
« Les Paniers de Chantereine » 


Préambule : 
Conformément aux statuts de l’Association « Les Paniers de Chantereine », le présent règlement intérieur a pour but de poser quelques règles présentant le bon fonctionnement de l’Association. Ce règlement doit définir le processus décisionnel et organisationnel de l’association. Il doit définir et délimiter clairement les devoirs, pouvoirs et responsabilités des différentes personnes qui s’engagent à faire vivre « les Paniers de Chantereine » Le mode de fonctionnement est participatif. Cela signifie que chaque adhérent participe aux prises de décisions et à la gestion des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Le nombre maximum d’adhérents sera limité en fonction de la capacité (technique et humaine) de distribution.

1 - LE BUREAU 
Un bureau est élu par l’assemblée générale et se compose au minimum d’un président, d’un trésorier, et si possible d'un secrétaire chargé de la centralisation des adhésions, de la gestion des listes et des coordinateurs des groupes de travail qui participent activement au bon fonctionnement de l’association. Ces réunions sont ouvertes à tous les adhérents. Il a pour mission : • le suivi du fonctionnement participatif, • de s’assurer que les personnes adhèrent à l’association, • la coordination entre adhérents et producteurs, • la gestion et la distribution des paniers, • l’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association, • la gestion comptable et financière, • la fixation du montant de la cotisation à l’association, • de s’acquitter d’une éventuelle assurance pour toutes activités hors distribution.

2 - LA COORDINATION
Afin de faire face aux différentes tâches, des groupes de travail sont proposés par l'AG. Ils pourront évoluer en fonction des propositions de chaque AG annuelle. Chaque groupe de travail devra avoir au minimum un coordinateur qui sera responsable de l’avancement de ses travaux et de la coordination de l’activité de ce groupe. Les groupes de travail sont ouverts à tous et leur coordinateur est choisi par consensus entre ses membres. Il est fortement conseillé de changer de coordinateur chaque année et que celuici soit, si possible, désigné parmi les membres du groupe de l’année précédente. Les groupes de travail ont un rôle uniquement technique. Les domaines d’action des groupes de travail sont développés en page annexe.

3 - LA DISTRIBUTION : 
Jours, horaires et lieux de distribution Les distributions ont lieu dans un local mis à disposition par la Mairie de Brou sur Chantereine, les adhérents sont informés des jours, et des horaires, à l’aide du planning annuel de distribution. Chaque adhérent ou son remplaçant (famille, voisin) est tenu de venir chercher son panier sur le lieu et dans les horaires impartis à la distribution. S’il n’est pas venu, il ne pourra réclamer son panier. Ce panier selon possibilités, pourra être remis à une association caritative, revendu au bénéfice de l’association, partagé entre les « AMAPIENS »chargés de la distribution. ….. A tour de rôle selon un calendrier, chaque adhérent participe au bon déroulement de la distribution, à savoir le déchargement et la mise en place des produits, la pesée, la signature de la feuille d’émargement, la transmission des informations, ainsi que le rangement du local après la distribution et la récupération effective de tous les paniers. En cas d’impossibilité de remplir cet engagement, l’adhérent est tenu de se trouver un remplaçant.

4 - L'ASSEMBLEE GENERALE
L’assemblée générale sert à faire un bilan de l’activité et des finances de l’année qui vient de s’écouler, à fixer les améliorations et modifications pour l’année suivante (règlement intérieur, cotisations, modification des mandats, mandatement des groupes de travail…) et à tracer les perspectives. L’invitation et l’ordre du jour de l’AG sont envoyés au moins quinze jours à l’avance. Seuls les adhérents à jour de cotisations peuvent prendre part aux votes, les futurs adhérents pourront assister à ces assemblées uniquement dans un but informatif. Des assemblées générales extraordinaires peuvent avoir lieu pour régler des problèmes importants ne pouvant attendre la prochaine assemblée générale ordinaire. L’invitation et l’ordre du jour doivent être communiqués au moins huit jours avant la date de l’assemblée générale extraordinaire.

5 - PROCESSUS DECISIONNEL 
Il existe différents types de décisions :
Court terme : concerne une ou deux distributions, en général à prendre dans l’urgence pour régler un problème inopiné. Elles sont de la responsabilité du groupe de travail concerné ou du bureau.
Moyen terme : concerne plusieurs distributions mais pas toute la saison : problème moins urgent. Elles sont prises par le bureau.
Long terme : affecte au moins une saison entière. Ces décisions doivent être prises lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. La prise de décision se fait au consensus (unanimité) dans les groupes de travail, le bureau et lors des assemblées générales. Si un consensus ne se dégage pas après l’avoir activement recherché, la décision est prise par un vote à la majorité simple des présents et représentés (deux pouvoirs maximum par présent).

6 - DEFINITIONS 

Paniers
Le panier est un ensemble de denrées livrées par le producteur. Dans un premier temps deux types de paniers sont proposés. Le petit panier, s’adresse à une famille de deux personnes le grand à une famille de quatre personnes.

Contrat
Le contrat est la convention formelle qui fixe les conditions du partenariat entre le producteur et chaque adhérent de l’association. Le contrat fixe la durée, le prix du panier de denrées, les conditions de paiement et les modalités de distribution des paniers. Parmi les principes de fonctionnement de « Les Paniers de Chantereine» figurent, pour une même année, l’engagement des adhérents ainsi que la stabilité de son effectif. La résiliation du contrat n’est donc possible qu’en cas de force majeur. Cette défection implique l’obligation pour le contractant de trouver un remplaçant jusqu’à la fin du contrat en cours. Au terme de ce contrat, son panier sera proposé aux personnes inscrites sur liste d’attente par ordre d’antériorité et non à son remplaçant. Dans tous les cas, l’adhérent initialement titulaire du contrat le reste jusqu’à son terme.

Cotisations
Une cotisation, fixée par l’assemblée générale pour l’année, doit être acquittée par tous les adhérents. La cotisation servira à couvrir les frais de fonctionnement de l’association et à soutenir le réseau des AMAP.

Adhérents
Les adhérents ont payé leur cotisation, et ont signé un contrat avec un producteur. Ils doivent participer au fonctionnement de l’association (distribution, groupes de travail) Toute personne adhérant à l’association s’engage à prendre connaissance de ce règlement intérieur et à le respecter.

ANNEXE THEMES DES GROUPES DE TRAVAIL

• Le groupe « ferme » :
Pour chaque producteur seront gérées les actions suivantes :
 organisation des rencontres avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning de production, le prix des denrées et le nombre de paniers.
 gestion de l’information entre le producteur et le groupe.
 médiation entre le producteur et les adhérents.
 établissement des contrats d’engagement avec le producteur.
 travaux ponctuels à la ferme (appel aux adhérents).
 prospection d’autres producteurs.

• Le groupe « distribution » :
 gestion du planning de distribution pour que chaque semaine au moins deux personnes soient présentes
 gestion du local (clés, mise en place des tables et des paniers, nettoyage de la salle)
 tenir la feuille d’émargement
 réalisation d’affichettes d’informations sur le contenu des paniers, et sur les problèmes rencontrés lors des distributions précédentes
 récupération effective de tous les paniers gestion des paniers non récupérés.

• Le groupe « communication interne et animation » :
 gestion de la liste des adhérents (avec leur contact téléphonique, mail et postal) et de la liste d’attente.
 communication des informations auprès des adhérents.
 réalisation d’un questionnaire de satisfaction auprès des adhérents.
 proposition et coordination des activités hors distributions : pique-nique annuel, convivialité, recette, formations, ateliers, visites de fermes.
 rédaction des procès verbaux des séances du bureau et communication de ceux-ci aux membres du bureau.
 rédaction du procès verbal de l’assemblée générale et tenue du registre des procès verbaux.

• Le groupe « trésorerie » :
 gestion de la réception des chèques et de leur transmission au producteur,
 gestion de la trésorerie de l’association qui est tenu sur un compte spécifique ouvert au nom de l’association,
 bilan, budget prévisionnel remis au bureau et à l’assemblée générale.

• Le groupe « relations extérieures » :
 gestion des relations avec les médias et autres intervenants extérieurs à l’association,
 correspondant avec la coordination AMAP d’Ile de France.

• Le groupe « outils informatiques » :
Création du site de l’association, gestion des outils informatiques.

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